• РУКОВОДСТВО
• Отдел информационно-поисковых систем
• Отдел информации
• Отдел обеспечения сохранности
• Отдел научно-технической обработки документов
• Отдел комплектования
• Положение об отделе

ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе комплектования

1. Общие положения

1.1. Отдел комплектования является структурным подразделением Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области».

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется законодательными актами РФ:

• Федеральным законом Об архивном деле в Российской Федерации № 125 - ФЗ;
• Положением об Архивном фонде РФ;
• Регламентом государственного учета;
• Уставом Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области»;
• положениями Росархива;
• Приказами начальника архивного управления Кемеровской области и директора Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области»;
• настоящим положением.

2. Основные задачи

Основными задачами отдела являются:

2.1.Определение основных направлений работы архива по комплектованию, экспертизе ценности документов организации, их ведомственного хранения, оптимизация состава документов АФ РФ.[1]

2.2. Организация работы по отбору и передаче документов на государственное хранение, включая управленческую документацию, научно - техническую и другую специальную документацию, а также материалы личного происхождения, относящиеся к профилю государственного архива, документы - общественно - политических движений и партий.

2.3. Организационно - методическое руководство и контроль за деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

3. Функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Разрабатывает предложения по основным направлениям работы Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области» по отбору и приему к документов на госхранение, совершенствованию ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве учреждений.

3.2. разрабатывает проекты разделов годовых планов развития архивного дела в Государственном учреждении Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области» по профильным для отдела направлениям, составляет отчеты по их выполнению.

3.3. Проводит анализ итогов и перспектив работ по комплектованию и экспертизе ценности документов, совершенствованию их ведомственного хранения и организации документов в делопроизводстве; по итогам анализа составляет обобщающие документы.

3.4. Разрабатывает предложения по тематике научно - исследовательской и методической работы, проводит научные исследования или принимает участие в проведении научных исследований и подготовке методпособий по профильным отделу направлениям в соответствии с установленным порядком организации научно - исследовательской и методической работы в ГАКО.

3.5. Разрабатывает и систематически уточняет списки организаций - источников комплектования ГАКО, осуществляет разработку предложений и рекомендаций по определению состава документов, подлежащих передаче на государственное хранение.

3.6. Организует подготовку планов - графиков предоставления описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПК архивного управления Кемеровской области, передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.

3.7. Осуществляет совместно с учреждениями организационные и методические мероприятия по совершенствованию работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве учреждений, оказывает им необходимую помощь в разработке положений об архивах и экспертных комиссиях, проектов нормативно - методических пособий по работе с документами (инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, перечней и др.)

3.8. Принимает участие в организации и проведении смотров состояния делопроизводства и работы архивов учреждений. Осуществляет комплексные, тематические контрольные проверки работы ведомственных архивов, экспертных комиссий учреждений и организации документов в делопроизводстве учреждения.

3.9. Рассматривает проекты нормативных документов и научно - методических разработок по профильным вопросам и готовит по ним соответствующие заключения.

3.10. Обобщает и распространяет опыт работы архива по отбору и приему документов на государственное хранение; совершенствованию ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве учреждений, экспертизе ценности документов, находящихся на госхранении.

3.11. Принимает участие в организации работы учреждений, ЭПК архивного управления Кемеровской области.

3.12. Участвует в решении вопросов фондирования документов учреждений при отборе и подготовке их к передаче на государственное хранение.

3.13. Оказывает учреждениям помощь в организации внедрения ГОСТов на организационно – распорядительную документацию и других нормативов по работе с документами.

3.14. Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по вопросам деятельности архивных, экспертных и делопроизводственных служб учреждений; мероприятий по повышению квалификации работников государственных и ведомственных архивов.

3.15. Ведет отчетность о состоянии работы ведомственных архивов, обобщает и анализирует полученные данные.

3.16. готовит предложения по планированию работы отдела комплектования и экспертизы ценности документов.

3.17. организует работу по оказанию платных услуг по упорядочению документов учреждений, организаций, предприятий и граждан и разработке нормативно - методических документов, регламентирующих организацию документов в ведомственных архивах и делопроизводстве.

4. Права

4.1. Запрашивать в установленном порядке от учреждений - источников комплектования Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области», структурных подразделений Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области» сведения, необходимые для осуществления своих функций.

4.2.осущетсвляет деловые контакты с вышестоящими архивными органами, ВНИИДАД, другими архивными и научными учреждениями по вопросам своей деятельности.

5. Организация работы и руководство

5.1. Отдел выполняет возложенные на него задачи и функции в тесном контакте и при содействии с другими отделами Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области»

5.2. Отдел осуществляет свою деятельность на основе годового плана - отчета ?????, утверждаемого директором Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области».

5.3. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый начальником архивного управления Кемеровской области по согласованию с директором Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области».заведующий отделом организует всю деятельность отдела, распределяет обязанности между его работниками и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функциональных обязанностей, представляет Государственное учреждение Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области» по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.4. Штат отдела определяется штатным расписанием и штатной расстановкой Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области» в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ. Личный состав отдела назначается приказом начальника архивного управления Кемеровской области по согласованию с директором Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области».

5.5. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

[1] АФ РФ – Архивный фонд Российской Федерации